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全企业档案工作管理创新优秀案例推荐表

时间:2019-01-25 08:42:29  来源:本站  作者:
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  全省企业档案工作管理创新优秀案例推荐表 案例名称 完成单位 主要完成人 联系人 方文君 立足档案服务 促进企业发展 合肥热电集团有限公司 陈亚林 移动电话 一、案例概述 档案是企业历史发展的真实记录,是企业的宝 贵财富。档案管理是基础,档案服务是目的,如何 做好?管理?和?服务?两篇大文章,是合肥热电 集团始终探索和创新的动力。合肥热电集团坚持不 懈地夯实档案管理基础,从接近?零?基础起步, 正文 到建立起完善的档案管理体系,服务意识也从缺失 到主动服务企业发展的巨大转变。尤其是新领导班 子成立以来,将?服务?要求到前所未有的高度, 集团公司的档案服务工作正在向更高层次进发,并 围绕?服务?主线不断创新,助力企业做强、做优、 做大。 二、实施背景 档案建设基础薄弱,档案管理体系不全,人员 配备以兼职为主等问题,严重制约了档案作为基础 工作服务企业发展的效果。具体如下: -1- 1、硬件设施差,缺少统一场馆。集团公司前期 由于子、分公司较多,办公分散,档案资料保存各 自为政。档案保管设施、设备方面基础较差,硬件设 施不完善 , 达不到档案规范管理的档案库房、调阅 室、档案人员办公室三分开的要求,档案也没有集 中统一保管。 2、管理不规范,没有完整体系。档案管理制度 方面,没有完善的档案管理责任体系,也没有一套 规范的档案管理制度。档案工作重视程度不够,没 有配置档案管理专业人员,集团档案收集、整理、 分类、立卷、归档工作由兼职人员承担,标准不高。 3、信息化缺失,不适应发展要求。集团公司档 案信息化工作没有开展,没有档案软件系统,信息 化建设一直是空白。在信息化和数字化广泛应用的 今天,档案工作要适应新时期整个社会和企业发展 的需要,并服务于企业发展,集团公司档案信息化建 设迫在眉睫。 4、服务意识弱,企业发展中作用较弱。档案资 料当时都分散保管,甚至都在个人手中保管,查询 工作困难重重,严重影响工作效率,甚至还存在档案 资料丢失的风险。同时,由于没有专业管理队伍, 人才培养、服务意识等均无从谈起,无法达到档案 资源服务企业发展的效果。 -2- 三、创新做法 合肥热电集团有限公司将档案工作管理创新作 为一项重要基础工作,围绕?档案服务企业发展? , 将完善管理体系、强化服务保障、深挖服务内涵、 延伸服务触角作为档案管理的核心。自 2017 年 9 月 以来,合肥热电集团档案管理中心由集团公司党委 书记、董事长直接分管,进一步强化了档案管理规 范、档案管理创新力度,在服务企业发展上跨入一 个新高度。具体创新做法如下: (一)完善管理体系,强化服务保障 1、垂直管理,打造立体网络。合肥热电集团高 度重视档案建设,实行自上而下垂直管理模式。形 成集团公司主要负责人亲自挂帅,档案管理中心全 面负责,各兼职档案员分别负责的立体管理网络。 目前档案管理中心有 5 名专职档案人员,由合肥市 档案管理专家库专家、高校档案专业毕业人员、丰 富档案管理经验人员组成。同时,各部门、各子分 公司遴选兼职档案员 33 人。同时,将档案工作列入 集团公司发展规划、年度工作计划。 2、 建章立制, 健全管理规范。针对档案管理散、 乱的现状,合肥热电集团先后制定完善了《合肥热 电集团有限公司档案、资料管理制度》 、 《合肥热电 集团有限公司文件材料归档范围及保管期限表》 、 -3- 《合肥热电集团有限公司档案借阅制度》 、 《合肥热 电集团有限公司档案保密制度》 、 《合肥热电集团有 限公司档案库房管理制度》 、 《合肥热电集团有限公 司档案员岗位职责》 、 《合肥热电集团有限公司档案 管理部职责》以及《合肥热电集团有限公司档案应 急预案》和《合肥热电集团有限公司档案安全工作 应急预案》等制度,提高了集团内档案工作的规范 化、有序化和科学化。 3、夯实根基,强化基础建设。在档案设施设备 上,集团公司先后投入 80 万元,建立了适应档案保 管和利用需要的库房,配备了一批档案设施设备: 档案柜、图纸柜、消毒柜、防磁柜、空调、抽湿机、 除尘器、温湿度测量仪、高速扫描仪、图纸扫描仪、 照相机、刻录机、静电复印机等。目前,档案管理 中心专用库房和办公用房,面积约为 400 平方米。 库房内无杂物,配备空调,防护网,门窗封闭性较 强,档案保护设施齐全,配备有温湿度计、灭火器 消防设备等,切实践行?十防? 。同时,日常做好档 案库房温湿度测量、记录,定期对库房内电器、线 路、消防设施进行检查,离开库房时切断电源、关 好门窗,确保档案库房安全,为长期、安全地保存 档案创造了良好的环境。 -4- 4、强化队伍建设,着力人才培养。为提高档案 管理业务水平,合肥热电集团每年安排专兼职档案 管理人员参加省、市档案局举办的为期一周的档案 业务培训;同时还邀请市档案局专家进行企业档案 管理培训。为提高各子分公司兼职档案人员专业技 能,经常性的举办兼职档案管理人员专业培训及实 操竞赛等活动。针对档案管理比较薄弱的单位,还 主动上门指导,为切实改进和提高工程档案的收集 工作,还积极主动对集团公司在建重点项目的档案 资料进行抽查,赶在项目未竣工验收前做好档案资 料收集各项工作,也为后期整体项目档案的整理移 交工作奠定基础。 -5- (二)延伸服务触角,深挖服务内涵 1、加强信息化建设,服务企业发展。在已有近 五年档案数字化目录、原文的基础上,积极推进档 案数字化建设。一是运用档案管理软件,对室藏档 案目录进行了全部输入,建立了目录数据库 25117 条。二是积极开展档案数字化工作,共扫描文字档 案 147396 幅,实现档案数字化工作与归档整理工作 基本同步,档案信息资源共享。目前,集团公司城 域网网络由档案管理中心 4M 光纤和集团公司本部及 子分公司 2M 光纤组成,档案管理软件服务器与互联 网断开,所有访问不通过互联网,均在局域网内进 -6- 行,一方面保证了档案的保密性和安全性要求,另 一方面集团各部门、各子分公司的具备档案查阅权 限的人员可以在各自办公室通过内网进行查阅资 料,节省了资料调阅的时间,提高了工作效率。 目前,集团公司 OA 办公系统正在升级改造中, 计划增加无电子文件归档与档案管理软件系统的接 口,未来,集团公司将在 OA 系统中具备接口条件, 实现电子文档的及时归档、移交。 2、规范工作流程,实行手册化管理。合肥热电 集团档案管理中心为进一步规范档案工作流程,确 保档案收集整理的完整性,编制了《合肥热电集团 有限公司档案收集整理手册》 ,指导集团公司各部 门、子分公司兼职档案员明确档案工作职责,做好 档案资料日常的收集、整理工作。该《手册》涵盖 了文书档案、基建档案、合同档案、审计报告档案、 物资请购档案、招投标档案、声像实物档案等七大 类。同时,明确各类档案的再分类、编码、范围以 及整理步骤、流程图等,并提供整理例图,有效提 高了档案收集整理工作的规范化程度。 在日常管理过程中,档案管理中心专职人员定 期与对口部门、子分公司兼职档案员进行业务指导。 针对重大项目的档案移交,档案管理人员实行提前 介入、现场指导、实地把关,确保档案资料移交的 -7- 完整性、及时性。 3、开发利用,多途径服务企业发展。在推动档 案管理信息化的同时,集团公司本着档案服务于社 会、服务于企业发展的宗旨,积极做好档案利用登 记工作,通过设立阅览室、借阅档案、编辑文件汇 编、档案陈列、咨询等形式,特别是充分利用集团 城域网对档案进行查阅的便利条件,充分实现了档 案的价值。此外,还从实际出发先后编写、汇编了 《大事记》 、 《收发文汇编》等编研资料,既记录了 集团建设历程,又为集团公司工作的开展提供了宝 贵的参考资料,使档案管理工作在集团公司发展中 发挥出了更强大的作用。 四、效果及影响 合肥热电集团作为合肥市公益公用类企业,明 确?以安全生产为第一要务,打造‘冷暖小管家’ 服务精品品牌;以节能环保为己任,精干主业,增 收节支,增加用户制冷、供暖的舒适度和幸福感; 以精细化管理为抓手,全面建设‘标准化、模块化、 简单化、信息化’的‘可复制的’合肥热电新模式; 在全市公益公用类企业中争创一流?的企业指导思 想,以?知心冷暖、共守蓝天?为企业的核心理念, 在合肥市社会经济发展和节能环保方面发挥了重要 作用。 -8- 作为企业发展真实记录的企业档案,将记录企业做 强、做优、做大的真实进程。发挥档案在社会发展 和企业发展中的积极作用,截止目前,共统计查阅 档案 554 次,涉及工程建设、物资请购、合同签订等 方面,并做好登记工作。同时,在信息化建设过程 中,通过授权模式,将档案查阅方式简单化,不断 提升服务水平,提高工作效率,为集团公司各项决 策提供了重要的参考。在服务社会发展上,接受外 部单位查询,在管网建设、服务交流、企业管理等 多方面实现互联互通,共同为社会经济发展贡献力 量。 -9- 报送单位意见 (公 年 月 章) 日 推荐单位意见 (公 年 章) 月 日 备 注 (公 年 章) 月 日 - 10 -

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